Tecnología En Los Proyectos

Sistema de información empresarial para la gestión de proyectos

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El Microsoft Project Online (POL) es un sistema de información empresarial para la gestión de proyectos. Se incluye en la categoría de sistemas PPM (Project and Portfolio Management) y también se puede clasificar como un PMIS (Project Management Information System), como se llama en el PMBOK® a las herramientas de software que ofrecen acceso a Tecnologías de la Información que apoyan la gestión de los proyectos.

El POL te permite el registro en una base de datos de todos los proyectos de la organización, y no solo los proyectos, sino también cualquier información o documento relacionado, como el registro de riesgos, las lecciones aprendidas, diseños, contratos, minutas, memoria gráfica, informes, etc.

La aplicación Microsoft Project de escritorio, que es muy conocida en el ámbito de la administración de proyectos, se integra con el POL y forma parte de la solución. De esta manera, el conocimiento y la experiencia que tiene tu organización en el uso del Project de escritorio, se sigue aprovechando cuando la organización decide avanzar hacia la integración de todos los proyectos con el uso del POL.

Beneficios:

  • Gestión de la demanda. Te permite registrar las iniciativas o ideas de posibles proyectos de inversión o mejora y evaluarlos en base a las estrategias de la organización para determinar el portafolio óptimo; es decir, facilita la selección del conjunto de proyectos que agrega un mayor valor estratégico y que a la vez es factible realizar con los recursos disponibles.
  • Gestión de proyectos. Es una realidad que, lo que puedes hacer con el Project de escritorio, como generar el cronograma, identificar la ruta crítica, establecer la línea base y registrar avances, generar indicadores de tiempos, costos, fechas entre otros, lo sigues teniendo disponible en el POL. La ventaja, es que ahora lo puedes visualizar y analizar en línea.
  • Gestión de portafolios. Usando el POL, los directivos visualizan el conjunto de proyectos y programas de la organización y analizan su desempeño a través de los indicadores de cada proyecto y de cada grupo de proyectos considerando algunos como: Áreas responsables, tipos de proyectos, clientes, ubicación geográfica, líder de proyecto o cualquier otra clasificación que sea relevante para tu caso particular.

En el manejo y análisis de portafolios se pueden integrar proyectos que usen marcos de trabajo predictivos, ágiles o híbridos.

  • Gestión de recursos. Puedes usar el POL para gestionar los recursos (personas y/o equipos), puesto que tienes visibilidad de las cargas de trabajo y de la disponibilidad de cada recurso considerando todos los proyectos.
  • Inteligencia de negocios. Sí, porque una vez que tienes todos los proyectos de la organización registrados en el POL, el reto es explotar la información para que sea útil en la toma de decisiones.

El Power BI (Power Business Intelligence), es una herramienta que permite a los participantes de proyectos de cualquier nivel jerárquico, e incluso a clientes y otros stakeholders; de una manera dinámica, interactiva y con una gran presentación visual, conocer los datos y la información de los proyectos disponible para su análisis.

  • Project for the web. El Project for the web (o simplemente ‘Project’, como también le llama Microsoft) es la más reciente oferta de Microsoft para la gestión de trabajo y de proyectos. Ofrece una nueva experiencia de gestión de proyectos, totalmente basada en web, fácil de usar y creada especialmente para proyectos que tienen requerimientos de planificación y seguimiento menos formales. Puedes elegir cualquier método de trabajo que tenga sentido para tu proyecto, como ágil, cascada o híbrido.

El Project for the web, se integra con Project Online para su operación en Office 365 y a través de reportes Power BI.

Para implementar e iniciar el uso del Project Online como sucede con cualquier sistema de nivel empresarial, por ejemplo un CRM o un ERP, te recomiendo que se tome una decisión de alto nivel y se lleve a cabo un proceso de implementación formal que incluya:

  1. Definir los procesos de gestión de proyectos deseados y el modelo de operación requerido.
  2. Determinar el alcance del uso del sistema POL y adquirir las licencias correspondientes.
  3. Configurar el sistema acorde a las funcionalidades requeridas.
  4. Capacitar al personal, a cada uno de acuerdo con su rol.
  5. Realizar pruebas piloto y un período de estabilización del sistema y de la nueva forma de trabajar.

Rafael Ruiz PMP, MCP, CDA. México

Referencias: Soluciones de Microsoft para administración de proyectos https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software

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